ERP Systeme erfolgreich vorbereiten und einführen

Die Entscheidung für ein ERP-System in einem Unternehmen ist oft von großen Erwartungen begleitet. Mitarbeiter und Führungskräfte sind gespannt und wollen schnell mit der Implementierung beginnen. Doch eine gründliche Phase der Implementierungsbereitschaft ist entscheidend, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Diese Phase umfasst nicht nur die technische, sondern auch die organisatorische und strategische Vorbereitung, um alle Beteiligten auf die bevorstehenden Veränderungen einzustimmen und die Grundlagen für eine reibungslose Integration zu schaffen. 

Es ist wichtig, den typischen Ablauf solcher Projekte zu verstehen: Ein ERP-System-Integrator ist bereit, mit dem Design, der Konfiguration und der Implementierung der neuen Technologie zu beginnen. Das Problem dabei ist jedoch, dass viele Unternehmen ihr zukünftiges Betriebsmodell noch nicht definiert, ihr Projektteam noch nicht zusammengestellt oder die notwendigen internen Kompetenzen noch nicht aufgebaut haben, um sinnvoll mit den ERP-Beratern zusammenzuarbeiten. Ein solcher Mangel an Vorbereitung kann erhebliche Auswirkungen auf den Projektverlauf haben, einschließlich Verzögerungen, erhöhten Kosten und Unzufriedenheit im Team. 

Die Auswirkungen unzureichender Vorbereitung sind vielfältig und können den Erfolg des Projekts erheblich gefährden. Zu den häufigsten Symptomen gehören: 

• Uneinigkeit im Führungsteam über die Projektausrichtung 
• Verzögerungen aufgrund interner Entscheidungen zur zukünftigen Geschäftsstruktur 
• Überforderung des internen Projektteams durch die Vielzahl an Entscheidungen, die aufgrund der Flexibilität der Software getroffen werden müssen 
• Steigende Projektkosten durch fortlaufende Arbeit teurer Berater 
• Rückfall der Mitarbeiter in alte Gewohnheiten aufgrund von Zeitdruck 
• Unvollständige und ineffektive interne Projektteams 
• Verstärkte Herausforderungen bei organisatorischen Veränderungen 
• Mangelnde Kompetenzen der internen IT-Abteilung zur Unterstützung der ERP-Implementierung und des nachhaltigen Supports nach dem Go-live 
• Fehlender klarer Plan für die Unternehmensarchitektur und Integration der verschiedenen Phasen der Einführung 
• Frustration im Team über Verzögerungen und Budgetüberschreitungen 

Eine effektive Implementierungsstrategie kann diese Risiken mindern und dafür sorgen, dass die Implementierung reibungsloser, schneller und effektiver verläuft. Diese Strategien dienen als eine Art Versicherung gegen die verschiedenen Risiken der Transformation und helfen dabei, die Grundlagen für eine erfolgreiche Einführung zu schaffen.

Implementierungsbereitschaft umfasst mehrere Phasen, die innerhalb von drei bis sechs Monaten umgesetzt werden können. Diese Phasen konzentrieren sich auf fünf wesentliche Bereiche vor Beginn der ERP-Implementierung: 

1. Strategische und Führungsausrichtung: Hierbei geht es darum, sicherzustellen, dass das Führungsteam einheitlich über das Ausmaß der Transformation informiert ist. Klare strategische Entscheidungen sind notwendig, um die Implementierung auf eine solide Basis zu stellen.

    

2. Betriebliche Bereitschaft: Die Definition zukünftiger Geschäftsprozesse und wichtiger Entscheidungen zur effektiven Steuerung der ERP-Berater ist unerlässlich. Vor der Transformation sollten bereits einige Prozessänderungen umgesetzt werden. 

    

3. Mitarbeiterbereitschaft: Das Management des organisatorischen Wandels ist ein kritischer Faktor. Ein internes Veränderungsteam und eine klare Strategie sowie ein Plan für den Wandel sollten vor Beginn der Implementierung entwickelt werden. 

    

4. Technische Bereitschaft: Ein ERP-System erfordert erhebliche Veränderungen in der IT-Organisation. Der Aufbau interner IT-Support-Kompetenzen und die Einrichtung eines internen Kompetenzzentrums für das ERP-System sind von großer Bedeutung. 

    

5. Projektsteuerung und Planung: Ein umfassender Projektplan, der über den Umfang des Systemintegrators hinausgeht, ist notwendig. Dieser Plan sollte das Management des organisatorischen Wandels, die Datenmigration und andere Schlüsselaktivitäten berücksichtigen. 

    

Ein ERP-Systemintegrator oder Berater kann eine solide Grundlage zu schaffen. Dies kann Ihnen über das Projekt hinweg erheblich Zeit und Geld sparen und den Erfolg Ihrer ERP-Implementierung sichern. Die Unterstützung unserer Kunden bei der Implementierungsbereitschaft ist eine unserer Kernkompetenzen in jedem ERP-Projekt. Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie Sie damit beginnen können.