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Fallstudie Report Migration

Belege/Reports von Microsoft Dynamics NAV erfolgreich in Microsoft Dynamics 365 Business Central überführen.

Inhalt

In 2020 haben wir ein mittelständisches Unternehmen aus Norddeutschland dabei begleitet, im Zuge eines Updates des Enterprise Ressource Planning Systems (ERP), die individuellen Berichte und Belege (Reports) aus dem alten System erfolgreich in das neue System zu überführen.

Ausganssituation

Der Kunde verwendete Microsoft Dynamics NAV (Navision), in der On-Premise Variante und führte mit einem dritten Dienstleister ein Update auf Microsoft Dynamics 365 Business Central 15 (BC 15), in der Cloud Variante, durch.

Berichte und Belege, die auch Reports genannt werden, wie zum Beispiel Rechnungen oder Kundenangebote, sind oft individuelle Anpassungen, die entsprechend eingerichtet und programmiert werden müssen. Die produktspezifische Programmiersprache für Navision ist C/AL, während die in BC 15 verwendete Programmiersprache AL ist. Alle vom Kunden verwendeten Reports mussten also zum Launch des neuen ERPs umprogrammiert werden.

Für die Übersetzung der Berichtcodes sollte das Konvertierungsprogramm ForNAV Converter zum Einsatz kommen, welches die Codes aus C/AL in AL übersetzen sollte.

Herausforderungen

Schwierigkeiten mit ForNAV

Die kundenseitig eingesetzt Übersetzungs-Software ForNAV konnte die individuellen Anpassungen der Reports des Kunden nicht automatisiert übersetzen.

Individueller Programmieraufwand

Die Reports mussten händisch angepasst und übersetzt werden.

Fehlende Datensätze

Durch das ERP Update wurden Datensätze und Tabellen umbenannt und in Teilen nicht übernommen. Dies erschwerte das Erstellen der Berichte zusätzlich.

Koordination verschiedener Dienstleister

NXI war nicht mit dem generellen Update des Systems betraut und so mussten alle Beteiligten sich effizient auf verschiedenen Ebene koordinieren.

Zeitdruck zum ERP Launch

NXI stieß erst 14 Tage vor dem geplanten Launch des neuen ERP Systems mit ins Projektteam dazu. Da ein Launch ohne die komplizierten Reports unmöglich schien, blieb allen Beteiligten nicht viel Zeit.

Art & Weise der Arbeit

Es wurde sich mit den weiteren Projektbeteiligten schnell auf eine effiziente und transparente Art und Weise der Zusammenarbeit geeinigt. Der Zugriff auf die Entwicklungsumgebung des Kunden erfolgte via VPN und es wurde mit mehrere Zugängen auf einer virtuellen Maschine entwickelt.

Wir verwendeten den Prozess Standard Gitflow. So konnten mehrere Programmierer in geordneter Art und Weise zeitgleich an dem Projekt arbeiten. Die Versionierung des Codes und das Aufteilen der einzelnen Arbeiten in Branches oder Aufzweigung des Codes in einzelne Stränge ermöglichte eine effiziente Zusammenarbeit mit den anderen Programmierer Teams.

Für die kundenseitige Abstimmung und Kommunikation arbeiteten wir in der Projektmanagement Software des Kunden – wrike. Während wir für die interne Koordination unseres Teams Jira verwendeten.

Vorgehensweise Report Übersetzung

Nach dem die generellen Absprachen für die Art und Weise der Zusammenarbeit mit dem Kunden und weiteren Dienstleistern abgestimmt war, etablierten wir eine Vorgehensweise zum Erstellen der einzelnen Reports des Kunden.

Bei einem signifikanten ERP Update sollten Reports nicht einfach so übernommen werden. Des Öfteren werden Reports bereits seit mehrere Jahren genutzt ohne regelmäßig an die wechselnden Umstände oder Gegebenheiten des Unternehmens angepasst zu werden. Wir starteten damit, dass wir gemeinsam mit dem Kunden den Soll-Zustand eines jeden Reports basierend auf den alten Reports zuzüglich etwaiger Änderungswünsche, erarbeiteten.

Für die initiale Übersetzung kam die Übersetzungs-Software von ForNAV zum Einsatz. Das Ergebnis war, dass  ein Großteil des Codes der alten Reports nicht erfolgreich übersetzt werden konnte. Somit begann anschließend der Debugging Prozess.

In enger Kooperation mit allen Projektparteien wurden daraufhin fehlende Datensätze gesucht und neu abgestimmt. Nichtübersetzte Logik wurde neugeschrieben bzw. neuprogrammiert. In Zuge dessen war es notwendig etwaige Systemanpassungen durchzuführen, da BC 15 von Haus aus nicht alle Voraussetzungen für die individuellen Reports erfüllte. 

Angepasste Reports wurden in einer Testumgebung hochgeladen und von NXI und Key Usern getestet. Anschließend erfolgten weitere Anpassungen oder eine Freigabe des jeweiligen Reports.

Resultat

Gemeinsam mit allen Parteien war es uns möglich innerhalb von 14 Tagen erfolgreich die Reports von Microsoft Dynamics NAV zu Microsoft Dynamics 365 Business Central zu überführen, die für den Launch des ERP Updates essentiell waren. In den folgenden Wochen nach dem Launch haben wir weitere 30 individuelle Reports mit dem Kunden umgesetzt.

Stehen Sie vor einem Update Ihres ERP Systems von Navision auf Business Central oder möchten Sie für Ihr Microsoft ERP Individuelle Berichte programmieren oder anpassen lassen? Sprechen Sie mit uns unverbindlich über Ihr Projekt.

Wir sind spezialisiert auf die Analyse und die Einführung von ERP Systemen sowie auf individuelle Systemanpassungen und das Programmieren von Belegen, Berichten und Reports.

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Weitere Projektinsights

Generell sollte für das Überführen von Reports bei einem ERP Update oder das Erstellen von Reports bei einer ERP Einführung genügend Zeit eingeplant werden. Ein Launch oder eine Einführung eines ERP ohne kundenspezifische Reports ist nur in den seltensten Fällen ein gangbarer Weg. 

Man kann dabei eine grobe Unterteilung von Reports in zwei verschiedene Kategorien vornehmen, interne und externe.

Interne Reports werden meist zum Anzeigen von Daten oder Statistiken verwendet. Zum Beispiel zum Anzeigen eines Kontenschematas im System oder zum Laden interner Statistiken. Ein solcher Report ist oft in nur wenigen Stunden umsetzbar. In einigen Fällen lassen sich diese internen Reports auch mittels Power BI Auswertungen darstellen.

Externe Reports basieren oft auf individuellen Datensätzen, die erst noch miteinander in Verbindung gebracht werden müssen. Zum Beispiel eine Rechnung mit Sonderpreisen der jeweiligen Debitorengruppen sowie weiteren kundenspezifischen Geschäftslogiken mit einer Kombination aus Preisen, Steuern, Sonderanfertigungen, Lieferkonditionen etc. Das Erstellen eines solchen Reports kann je nach Vorlage auch mehrere Tage dauern.

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Vincent Marburger – Geschäftsführung
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