Ausgabeagent
Automatisierte Erfassung von Mitarbeiterausgaben und Spesen.
Mitarbeiterausgaben ohne manuellen Aufwand
Reise-, Verpflegungs- und Bürokosten fallen in jedem Unternehmen an, unabhängig von der Größe. Werden sie ohne klaren, automatisierten Prozess verwaltet, entstehen schnell hoher Verwaltungsaufwand, Compliance-Risiken und verzögerte Erstattungen für Mitarbeitende. Der Ausgabenagent in Business Central schafft hier Abhilfe und macht die Ausgabenerfassung für Mitarbeitende nahezu mühelos.
Automatische Erfassung und Kategorisierung
Der Agent erfasst, kategorisiert und bereitet Ausgaben sowie Spesenabrechnungen automatisch vor. In der Regel müssen Mitarbeitende die Ergebnisse nur noch prüfen und bestätigen. Digitale Belege, Kilometergeld und Pauschalen werden automatisch erfasst, lediglich Papierbelege müssen weiterhin eingescannt werden. Wie viel der Agent eigenständig übernimmt, lässt sich dabei individuell konfigurieren und an interne Richtlinien anpassen.
Erreichbar, wo gearbeitet wird
Anders als andere Agenten in Business Central richtet sich der Ausgabenagent gezielt an Personen, die gar keine ERP-Nutzer sind, etwa Außendienstmitarbeitende, Servicetechniker oder Reisende. Diese müssen kein Finanzsystem verstehen, um ihre Ausgaben korrekt einzureichen. Stattdessen erreicht der Agent die Nutzer dort, wo sie bereits arbeiten: über eine eigene Web-App, in Outlook und künftig auch über Microsoft 365 Copilot Chat. Eine Business Central-Lizenz ist für die reine Ausgabenerfassung außerhalb des Systems nicht erforderlich, die Nutzung wird stattdessen über Copilot Credits abgerechnet.
Von der Belegerfassung bis zur Abrechnung
Nach dem Upload eines Belegs extrahiert der Agent automatisch die relevanten Daten, ordnet die Ausgabe einer passenden Kategorie zu und wendet im Hintergrund die geltenden Unternehmensrichtlinien an. Geprüfte Ausgaben werden automatisch einer bestehenden oder neuen Spesenabrechnung hinzugefügt, sodass Mitarbeitende den Bericht nur noch zur Genehmigung einreichen müssen. Unterstützt werden zudem Kilometergeld, Pauschalen, Bar-, Firmenkarten- und bankgestützte Zahlungen sowie projektbezogene Ausgaben, die direkt im Projektbuch verbucht werden.
Wir begleiten Unternehmen bei der effizienten Einführung von Microsoft Business Central.
Die NXI GmbH & Co. KG ist zertifizierter Microsoft Partner. Unser erfahrenes Beratungsteam unterstützt nationale und internationale Kunden bei der Implementierung von Microsoft Business Central – von der kompletten Plattform bis hin zur Einführung einzelner Funktionsbereiche, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.